【人事档案管理办法】为规范企业人事档案管理，确保员工信息的安全性、完整性与可追溯性，提升人力资源管理的科学化、制度化水平，特制定本《人事档案管理办法》。该办法适用于公司内部所有员工的人事档案管理流程，涵盖档案的建立、保管、查阅、更新、销毁等环节。
一、管理原则
1. 统一管理：人事档案由人力资源部门统一负责管理，确保信息集中、规范。
2. 真实准确：档案内容必须真实、完整，不得伪造或篡改。
3. 安全保密：档案资料属于个人隐私，未经批准不得随意查阅或外传。
4. 动态更新：员工信息变动后，应及时更新档案内容，确保信息时效性。
5. 依法依规：档案管理应符合国家相关法律法规及公司内部制度要求。
二、档案内容
人事档案主要包括以下
| 档案类别 | 内容说明 |
| 基本信息 | 姓名、性别、出生日期、身份证号、联系方式等 |
| 教育背景 | 学历、学位、毕业院校、专业等 |
| 工作经历 | 历任职位、工作单位、任职时间等 |
| 奖惩记录 | 获得的表彰、奖励或处罚记录 |
| 合同信息 | 劳动合同、聘用协议、离职证明等 |
| 健康资料 | 体检报告、健康状况等 |
| 其他材料 | 如入职登记表、绩效评估、培训记录等 |
三、管理流程
| 环节 | 流程说明 |
| 档案建立 | 新员工入职时，由HR收集相关信息并建立电子和纸质档案 |
| 档案保管 | 档案由专人负责保管，存放于专用档案柜或加密系统中 |
| 档案查阅 | 需经审批后方可查阅，仅限相关人员使用 |
| 档案更新 | 员工信息变更后，及时补充或修改档案内容 |
| 档案销毁 | 员工离职后，按程序进行档案归档或销毁处理 |
四、职责分工
| 职位 | 职责说明 |
| 人力资源部 | 负责档案的建立、维护、查阅及销毁管理 |
| 部门负责人 | 协助提供员工信息，配合档案管理工作 |
| 员工本人 | 提供真实、完整的个人信息，配合档案更新 |
五、注意事项
1. 严禁擅自复制、泄露员工档案信息；
2. 档案管理人员需定期检查档案保存情况，防止遗失或损坏；
3. 对违反本办法的行为，公司将视情节轻重给予相应处理；
4. 本办法最终解释权归公司人力资源部所有。
通过本办法的实施，能够有效提升人事档案管理的规范化水平，保障员工权益，同时为公司的人力资源决策提供可靠依据。
