【如何给IBM（Lotus及Notes邮箱里的邮件进行归档）】在日常工作中，随着邮件数量的不断增加，合理地对IBM Lotus Notes邮箱中的邮件进行归档，有助于提高工作效率、节省存储空间，并便于后续查找和管理。以下是对如何进行邮件归档的总结与操作指南。
一、归档的目的
| 目的 | 说明 |
| 提高效率 | 通过归档减少收件箱中不必要的邮件，提升查找速度 |
| 节省存储空间 | 避免邮箱过大，影响系统性能 |
| 管理方便 | 方便按时间或主题分类查找历史邮件 |
二、归档方法概述
| 方法 | 操作方式 | 适用场景 |
| 手动归档 | 选择邮件后拖入“归档文件夹” | 少量邮件或特定邮件 |
| 自动归档 | 设置规则自动将邮件归档 | 大量邮件或定期归档需求 |
| 使用“存档”功能 | 通过菜单选项直接归档 | 快速归档单封或多封邮件 |
| 定期清理 | 定期手动或自动清理旧邮件 | 长期维护邮箱整洁 |
三、具体操作步骤（以IBM Lotus Notes为例）
1. 手动归档
- 打开Lotus Notes客户端；
- 在“收件箱”中选择需要归档的邮件；
- 右键点击选中邮件，选择“移动到” > “选择一个归档文件夹”；
- 或者直接拖拽邮件到“归档”文件夹。
2. 自动归档设置
- 进入“文件” > “数据库” > “设计”；
- 在“视图”中找到“收件箱”或自定义视图；
- 设置过滤条件（如：发送日期超过30天）；
- 创建一个规则，当邮件满足条件时自动归档。
3. 使用“存档”功能
- 在“收件箱”中选择多封邮件；
- 点击工具栏上的“存档”按钮（通常为一个蓝色文件夹图标）；
- 选择目标归档文件夹，完成归档。
4. 定期清理
- 建议每周或每月定期检查收件箱；
- 删除无用邮件或将其归档；
- 可使用“搜索”功能查找特定时间段内的邮件。
四、注意事项
| 注意事项 | 说明 |
| 归档前确认 | 确保归档邮件不会影响重要工作 |
| 文件夹管理 | 建立清晰的归档文件夹结构，便于查找 |
| 数据备份 | 定期备份归档数据，防止意外丢失 |
| 权限设置 | 如果是企业邮箱，需注意归档权限设置 |
通过以上方法，用户可以有效地对IBM Lotus Notes邮箱中的邮件进行归档管理，提升工作效率并保持邮箱的整洁性。根据实际需求选择合适的归档方式，能够更好地适应日常工作节奏。
